Il processo di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti contabili ed amministrativi proviene dall’adozione del Regolamento Comunitario eIDAS 910/2014/UE. L’applicazione delle linee d’indirizzo europee ha condotto alla stesura di un’Agenda Digitale Italiana e alla creazione della Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che si occupa di elaborare linee guida e regole tecniche in osservanza delle direttive UE.
A causa di una certa tradizionale ridondanza normativa, però, in Italia il dibattito sulla dematerializzazione delle scritture contabili e dei documenti amministrativi è ancora vivo, il che non può che generare dubbi e perplessità in chi si trovasse di fronte all’obbligo di tale conservazione.
Vediamo qui, nello specifico, in cosa consiste la conservazione a norma dei documenti, con un breve focus sul ruolo delle marche temporali nel processo di conservazione dei documenti fiscali.
La conservazione digitale a norma dei documenti informatici
La conservazione digitale dei documenti è cosa ben diversa sia dall’archiviazione degli stessi sia dal lungo processo di dematerializzazione e digitalizzazione che ha condotto all’introduzione dei documenti digitali nei processi che coinvolgono aziende e pubblica amministrazione.
L’archiviazione coincide con la memorizzazione di un documento, che sia digitale o soltanto dematerializzato ovverosia scansionato, su un supporto idoneo. L’archiviazione di un documento, in generale, non risponde a regole specifiche.
La conservazione digitale dei documenti indica invece una procedura di conservazione normata dalla legge italiana e dai regolamenti europei, che coinvolge tutti quei documenti per cui è prevista la conservazione digitale, o sostitutiva.
Se la dematerializzazione è quel processo che prevede l’eliminazione del supporto cartaceo, tramite scansione dei documenti o trasferimento su supporto digitale, la digitalizzazione investe sia la normativa sia la struttura stessa dei documenti informatici, che dopo un lungo processo vanno a sostituire quelli cartacei - anche a livello legale. Si pensi, per esempio, all’enorme differenza che sussiste tra una fattura cartacea scansionata ed una fattura elettronica.
Dal momento in cui un documento digitale acquisisce valore legale e addirittura sostituisce l’equivalente cartaceo, anche la sua conservazione deve seguire determinate regole, stabilite dai regolamenti di cui sopra.
La conservazione a norma dei documenti contabili ed amministrativi, specie nel caso in cui ne sussista l’obbligo di legge, garantisce autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità dei documenti. Ne va dunque garantita l’immodificabilità e l’integrità per tutto il tempo richiesto dalle diverse normative di riferimento.
Vediamo quali sono le regole di conservazione e per quali documenti vige l’obbligatorietà della conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva dei registri contabili è obbligatoria?
Il centro del quadro normativo, per quel che concerne la conservazione dei documenti dematerializzati o digitali, è il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 Giugno 2014, in cui vengono riportate le disposizioni per la conservazione a norma dei documenti informatici.
Questi devono essere conservati in modo da:
- rispettare le disposizioni di Codice Civile, CAD, linee guida e regole tecniche AgID;
- consentire le funzioni di ricerca ed estrazione di informazioni e dati, a partire da quelli anagrafici e, nel caso di aziende o persone giuridiche d’altro tipo, quelli per cui è prevista la dichiarazione obbligatoria;
- essere provvisti di marcatura temporale, ovvero di un riferimento temporale opponibile a terzi a livello legale;
- rispettare le scadenze di trasmissione dei documenti e delle dichiarazioni utili ai fini fiscali come da Legge 4 Agosto 1994, n.489.
Il primo punto da chiarire è dunque quello dei soggetti per cui esiste la conservazione sostitutiva obbligatoria, unitamente alle scadenze da rispettare. Per le imprese è diventata obbligatoria da quest’anno la conservazione digitale delle fatture elettroniche - entro i tre mesi successivi alla data ultima per la dichiarazione dei redditi - ma ci sono altri documenti per cui è richiesta tale procedura.
La conservazione digitale è obbligatoria per le fatture elettroniche, le email inviate tramite PEC e i contratti in formato digitale siglati con firma digitale.
La conservazione però è obbligatoria anche per “tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta appunto la conservazione nel tempo”; come comportarsi quindi con i documenti contabili e con quei registri per cui non è ancora disponibile un ciclo di trasmissione digitale completo?
Una nota dell’Agenzia delle Entrate dello scorso 9 Aprile specifica che “è possibile scegliere se porre i documenti in conservazione sostitutiva, secondo le regole previste dal CAD, o procedere alla stampa e all’archiviazione cartacea”.
Per la conservazione digitale dei registri contabili, dunque, è ancora lecito scegliere tra due vie: archiviare e conservare i documenti in formato cartaceo, ivi compresi quelli dematerializzati e stampati, oppure archiviare i documenti in formato digitale e procedere con la conservazione sostitutiva (o digitale) a norma.
Come specificato dalla recente nota dell’Agenzia delle Entrate, la conservazione digitale deve mantenere la valenza legale di contenuto, tempo e forma del documento, caratteristiche testimoniate dalla presenza di due elementi:
- la marca temporale, che ne certifica data ed orario;
- la firma digitale, che consente la sostituzione definitiva del documento digitale a quello cartaceo.
L’unica prassi accettata, dunque, che consente di garantire immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti è quella che prevede l’apposizione di marca temporale e firma digitale a ogni documento digitale da conservare a norma.
È bene ricordare, a tal proposito, che la conservazione sostitutiva si applica anche ai documenti rilevanti ai fini fiscali: se quindi si intende optare per la conservazione digitale di libri giornale, registri iva o libri degli inventari, sarà necessario seguire le regole di conservazione ed applicare firma digitale e marcatura temporale a libro giornale, libri e registri iva e altre scritture rilevanti ai fini fiscali.
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